De belofte van Catchphrase
Niet piekeren maar pieken
We zetten het heel voorzichtig met potlood al in onze agenda’s:
Het festivalseizoen.
Zou het dan toch? Na maanden van schrappen en afwachten kunnen evenementenmakers weer vooruitkijken. Het vertrouwen groeit door het garantiefonds voor de evenementenbranche. Dat geeft lucht. Maar ook wij staan klaar voor ondersteuning. In de eerste plaats met ons communicatieplatform om Staff en Crew te helpen pieken op het juiste moment.
Daarnaast doen we je de belofte dat je bij annulering van je evenement niet hoeft te piekeren over onze kosten.
Op deze manier helpen we graag om de evenementenbranche weer op te bouwen.
Laat ze pieken op het juiste moment
Achter de schermen wordt de boel weer opgetuigd. Om op tijd klaar te staan moeten we nu aan de slag met het smeden van plannen en het aanscherpen van draaiboeken, protocollen en procedures. Maar dat is de hardware-kant.
Hoe zit het met het team?
Hoe zorg je ervoor dat je staff en crew goed geïnformeerd en geprikkeld worden?
En wat is dan het juiste moment om de informatie aan te bieden?
Alle draaiboeken en procedures gaan alleen werken als mensen weten wat ze moeten doen en vol energie zitten om aan de slag te gaan. En ‘that’s where we come in!’ Stel, je gaat een evenement plannen na 1 juli. Hoe en wanneer kunnen wij dan ondersteuning bieden?
We schetsen het plaatje graag voor je.
Betrokken vanaf het begin
Voor een evenement bieden wij al ver vooraf ondersteuning aan het evenemententeam. Het Catchphrase-communicatieplatform biedt overzicht zodat niemand verdwaalt in enorme hoeveelheden documenten en versienummers. Alle taken en draaiboeken staan in één tool en iedereen ziet meteen welke taken nog open staan. Dat scheelt een hoop vergadertijd. Daarnaast brengen we alle evenementenmakers samen in ons platform, zodat de lijntjes met bijvoorbeeld horecaleveranciers, beveiliging en uitzendbureaus kort en helder zijn.
Twee weken voor het event
Tijd om de Crew in de startblokken te zetten!
Eerder moet je niet beginnen, want dan is de aanloop tot de start te lang en zakt de energie te vroeg weer in. Langer wachten is ook geen optie, want de crew heeft tijd nodig om het draaiboek en hun taken eigen te maken. Via de Catchphrase-app krijgen ze alle ingrediënten voor een vliegende start! Gelukkig geen achterhaalde of onoverzichtelijke spreadsheets meer.
De app maakt het ook heel makkelijk om vragen te stellen en feedback te geven. Dat geeft de Organisatie weer de kans om onduidelijkheid weg te nemen en plannen direct bij te stellen (want dat gaat natuurlijk gebeuren). En alle gebruikers krijgen een notificatie van wijzigingen zodat iedereen beschikt over de juiste, up-to-date informatie. Dus geen ‘hadden we het maar geweten’ achteraf.
De dag zelf
Houd de telefoon maar bij de hand. Want de app bevat alle relevante informatie voor de crew om op de dag zelf plattegronden, stappenplannen, protocollen op te zoeken, maar ook om hulplijnen in te schakelen als dat nodig is. Iedere gebruiker beschikt over een algemeen draaiboek, maar daarnaast ook over een regieschema dat speciaal voor hun rol is opgesteld.
En de app denkt met je mee.
Want zodra je deze opent, word je automatisch naar de plek geleid die op dat moment actueel is. Dus is het zaterdag 3 juli, 13.50 uur? Dan hoef je niet te scrollen en te zoeken om te zien waar je moet zijn en wat je moet doen, maar kom je direct op de juiste plek in het regieschema.
En natuurlijk loopt het ondanks het strakke draaiboek in de praktijk altijd anders. Een kapotte lamp, een tekort aan toiletpapier, te veel mensen bij bar X? Dan kan het Crewlid via de app een melding maken zodat de informatie snel bij de juiste persoon terecht komt en het opgelost kan worden.
Korte lijnen, snel schakelen.
Na afloop
Na afloop van het evenement wil je graag een drankje doen met je collega’s, of toch liever naar huis. Maar evalueren? Pff, nu even niet hoor. Als evenementenmaker wil je natuurlijk wel input van de mensen die je oren en ogen op de werkvloer zijn geweest. En dat kan, zonder ellenlange formulieren of eindeloze nabesprekingen.
Met onze evaluatietool wordt evalueren leuk!
De tool staat na afloop van het evenement twee weken open en geeft de crew de mogelijkheid om op een moment naar keuze ervaringen te delen. Met het geven van een duimpje (omhoog, omlaag of ‘mwah’) kan de gebruiker makkelijk en snel aangeven wat hij van de organisator, de ondersteuning, de onboarding en de samenwerking vond. En willen ze een toelichting geven, dan kan dat natuurlijk ook.
Zo houden we het evalueren laagdrempelig, maar toch effectief.
Twee weken na het evenement
Naast het verzamelen van de input van de crew, is het ook belangrijk een evaluatie met alle evenementenmakers te organiseren. Als blijkt dat er verbeterpunten of aanpassingen in het draaiboek nodig zijn, kunnen deze direct als taak worden aangemerkt.
Ons platform zet deze automatisch in de takenlijst. Daar heb je voor de organisatie van dit evenement misschien niet direct wat aan, maar het gaat je werk een volgende keer zeker makkelijker maken. Als alle informatie en feedback is besproken en verwerkt, kun je het evenement afsluiten.
Maar we zijn zeker nog niet klaar.
En dóór!
Draaiboeken worden vaak hergebruikt. En terecht. Alle verzamelde kennis en ervaring is goud waard, dus waarom zou je met een leeg blad beginnen als je een volgend evenement gaat organiseren? Lang leve de ‘zoek en vervang-functie’.
Het voordeel van ons communicatieplatform is dat een ‘gearchiveerd evenement’ als basis kan dienen voor een nieuw en vergelijkbaar evenement.
Maar wij maken het je nog makkelijker.
Wanneer je een nieuw evenement aanmaakt met nieuwe data, dan past ons systeem automatisch alle data in draaiboeken en regieschema’s aan. Ook de takenlijst wordt automatisch bijgewerkt. Verder kies je zelf welke briefings je opnieuw wil inzetten en welke checklists je kunt kopiëren en toevoegen. Dat scheelt een hoop werk.
En zo wordt je Catchphrase-platform met elk evenement completer, sterker en slimmer!
Aan de slag
We staan allemaal te popelen om aan de slag te gaan. Ben je al begonnen met de organisatie van je evenement? Ga dan snel met Catchphrase aan de slag voor een gestroomlijnde voorbereiding en uitvoering van je evenement.
Ons platform biedt ondersteuning en structuur in de aanloop naar het evenement, maar ook een goede briefing van staff en crew en alle informatie om te kunnen pieken op het moment suprême. E
n mocht dat moment suprême nou niet door kunnen gaan omdat de pandemie (weer) roet in het eten gooit?
Geen zorgen. Wij bieden ons eigen garantiefonds. Je hoeft ons pas te betalen als je geld verdient. Dat vertrouwen geven we alle evenementenmakers.
Dát is de belofte van Catchphrase.
