De belofte van Catchphrase

Niet piekeren maar pieken

We zetten het heel voorzichtig met potlood al in onze agenda’s:
Het festivalseizoen.
Zou het dan toch? Na maanden van schrappen en afwachten kunnen evenementenmakers weer vooruitkijken. Het vertrouwen groeit door het garantiefonds voor de evenementenbranche. Dat geeft lucht. Maar ook wij staan klaar voor ondersteuning. In de eerste plaats met ons communicatieplatform om Staff en Crew te helpen pieken op het juiste moment.

Photo by Krists Luhaers on Unsplash

Laat ze pieken op het juiste moment

Achter de schermen wordt de boel weer opgetuigd. Om op tijd klaar te staan moeten we nu aan de slag met het smeden van plannen en het aanscherpen van draaiboeken, protocollen en procedures. Maar dat is de hardware-kant.

Catchphrase User Journey Animatie

Betrokken vanaf het begin

Voor een evenement bieden wij al ver vooraf ondersteuning aan het evenemententeam. Het Catchphrase-communicatieplatform biedt overzicht zodat niemand verdwaalt in enorme hoeveelheden documenten en versienummers. Alle taken en draaiboeken staan in één tool en iedereen ziet meteen welke taken nog open staan. Dat scheelt een hoop vergadertijd. Daarnaast brengen we alle evenementenmakers samen in ons platform, zodat de lijntjes met bijvoorbeeld horecaleveranciers, beveiliging en uitzendbureaus kort en helder zijn.

Twee weken voor het event

Tijd om de Crew in de startblokken te zetten!
Eerder moet je niet beginnen, want dan is de aanloop tot de start te lang en zakt de energie te vroeg weer in. Langer wachten is ook geen optie, want de crew heeft tijd nodig om het draaiboek en hun taken eigen te maken. Via de Catchphrase-app krijgen ze alle ingrediënten voor een vliegende start! Gelukkig geen achterhaalde of onoverzichtelijke spreadsheets meer.

De dag zelf

Houd de telefoon maar bij de hand. Want de app bevat alle relevante informatie voor de crew om op de dag zelf plattegronden, stappenplannen, protocollen op te zoeken, maar ook om hulplijnen in te schakelen als dat nodig is. Iedere gebruiker beschikt over een algemeen draaiboek, maar daarnaast ook over een regieschema dat speciaal voor hun rol is opgesteld.

Na afloop

Na afloop van het evenement wil je graag een drankje doen met je collega’s, of toch liever naar huis. Maar evalueren? Pff, nu even niet hoor. Als evenementenmaker wil je natuurlijk wel input van de mensen die je oren en ogen op de werkvloer zijn geweest. En dat kan, zonder ellenlange formulieren of eindeloze nabesprekingen.

Photo by Aranxa Esteve on Unsplash

Twee weken na het evenement

Naast het verzamelen van de input van de crew, is het ook belangrijk een evaluatie met alle evenementenmakers te organiseren. Als blijkt dat er verbeterpunten of aanpassingen in het draaiboek nodig zijn, kunnen deze direct als taak worden aangemerkt.

En dóór!

Draaiboeken worden vaak hergebruikt. En terecht. Alle verzamelde kennis en ervaring is goud waard, dus waarom zou je met een leeg blad beginnen als je een volgend evenement gaat organiseren? Lang leve de ‘zoek en vervang-functie’.

Aan de slag

We staan allemaal te popelen om aan de slag te gaan. Ben je al begonnen met de organisatie van je evenement? Ga dan snel met Catchphrase aan de slag voor een gestroomlijnde voorbereiding en uitvoering van je evenement.

--

--

- Operational Excellence at your Fingertips - Visit https://catchphrase.io to plan a demo.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store