Hoe geef je een succesvolle team briefing?

5 geleerde lessen uit COVID-19

Binnen de evenementenbranche houden we wel van een uitdaging. Maar de storm die losbrak met de uitbraak van COVID-19 is ongekend. En de tijd van onzekerheid is nog lang niet voorbij. Wil je nu een evenement gaan plannen, dan sta je voor een grote uitdaging. De regels en voorschriften worden wekelijks gewijzigd en de verantwoordelijkheid is groot. De pandemie maakt het voor zowel de organisator, de medewerkers én het publiek in meerdere opzichten spannend. Maar we kunnen niet wachten om weer aan de slag te kunnen en we zien zeker kansen.

Bij Catchphrase geloven we dat het begint met een goede briefing solution. Hoe gaan we onze medewerkers straks voorbereiden op een vliegende start waarbij ze allemaal beschikken over actuele informatie, positieve energie en vertrouwen om aan de slag te gaan? Vijf lessen.

1. Gooi je draaiboek het raam uit

COVID-19 heeft ons geleerd dat de wereld er iedere dag weer anders uit kan zien. De organisatoren van evenementen en hun teams zien door een stortvloed aan nieuwe informatie vaak door de bomen het bos niet meer. Je draaiboek van gisteren is vandaag alweer verouderd. Hoe houdt je team het bij? Ik zie nog steeds geprinte draaiboeken en lange en saaie e-learningmodules voorbijkomen, die moeilijk zijn aan te passen als situaties hierom vragen. Die gaan ons nu niet helpen.

Bied je informatie kort en krachtig aan met een tool die je helpt makkelijk en snel te schakelen. En zorg dat je team dit zo dicht mogelijk tegen het moment suprême aangeboden krijgt. Want als kennis niet direct kan worden toegepast, zakt het binnen een paar dagen weg. En heb je de neiging steeds meer informatie te zenden? De sleutel tot succes is juist dat je je beperkt tot de kern.

Maak een selectie uit alle procedures: wat moet je team paraat hebben tijdens hun shift?

2. Houd afstand

Een briefing waar twintig mensen bij elkaar gepropt zitten in een kleine, benauwde ruimte is niet meer van deze tijd. Dat is vooral zo vanwege het besmettingsgevaar met COVID-19, maar ook doordat zo’n sessie vaak alle energie uit je team trekt.

Voor de een gaat het te snel, voor een ander te langzaam. Weer een ander is afgeleid door zijn telefoon…. Gaan we straks weer lekker met zijn allen in die kleine ruimte zitten om onze mensen op deze manier te briefen?

Met een briefing app kan iedereen zelf bepalen wanneer ze de briefing, op afstand, doen. Het geeft jou als event-organisator de kans om de boodschap nog korter en krachtiger te brengen met relevante informatie voor verschillende doelgroepen.

Daarnaast krijg je een compleet overzicht van de status van je team. Wie heeft de briefings gevolgd, wat waren de resultaten en wat zijn de onderwerpen die op de dag zelf nog wat extra aandacht nodig hebben? En doordat je team op een moment naar keuze en in eigen tijd de kennis op een interactieve manier tot zich neemt, verhoogt het de voorpret.
Kom maar door met die energie! En dat allemaal op afstand.

3. Leer van je team

Door COVID-19 volgen de nieuwe processen en procedures elkaar in een rap tempo op. Je werkt je drie slagen in te rondte om alles goed te plannen. Maar het is maar de vraag of alles wel zo goed werkt in de praktijk. En je kunt als organisatie niet overal zijn om te checken of alles volgens planning werkt.

Gelukkig heb je een team!
Zij zijn jouw ogen en oren op de werkvloer en weten als geen ander hoe alles uitpakt in de praktijk. Luister daarom goed naar de feedback van je team, niet alleen nu, maar altijd. Want moeten we niet altijd gebruik maken van de ervaringen van onze medewerkers en ze betrekken bij het verbeteren van je evenement? Je zult voor COVID-19 ongetwijfeld hebben geëvalueerd na ieder evenement, maar zat elke collega hierop te wachten na een lange werkdag?

Het werkt echt beter als je je teamleden er even rustig voor laat zitten op een eigen gekozen moment. Dat geldt natuurlijk niet alleen tijdens pandemie.

4. Gooi hulplijnen uit

De eerste keer dat je als medewerker gaat werken op een evenement is altijd spannend. Voordat het evenement van start gaat, zit je vaak nog met (praktische) vragen en onzekerheden. Zeker nu, als je de verantwoordelijk voor het slagen van een evenement misschien nog wel meer voelt door COVID-19. Er is zoveel nieuw en zoveel anders.

Het is belangrijk om deze nieuwe medewerkers de juiste ondersteuning te geven en te zorgen dat je bereikbaar en beschikbaar bent. En nee, dat betekent niet dat je overal ter plekke moet zijn. Door mobiele hulplijnen uit te gooien ben je voor iedereen makkelijk en snel bereikbaar.

Misschien is de behoefte aan hulplijnen in deze onzekere tijd groter. Maar ook als je straks voor de honderdste keer aan de slag gaat, is het fijn om een hulplijntje in te zetten. Je staat er niet alleen voor. En dat werkt altijd prettiger.

5. Omarm alle feedback

We staan allemaal extra op scherp door COVID-19. Dat kan ervoor zorgen dat mensen ook wat scherper uit de hoek komen. En ook al zijn mensen soms wat minder genuanceerd, omarm toch alle feedback. Deze geeft jou immers handvatten om aan te scherpen en om problemen aan de orde te stellen. Of het nu gaat om problemen met de organisatie, de communicatie, andere teams of een andere vorm van belemmering.

Een digitale briefing solution is de perfecte tool voor iedereen om eventuele problemen aan de orde te stellen. Maar met een tool alleen ben je er niet. Zorg er ook voor dat er opvolging is. Geef duidelijk aan welke acties je gaat ondernemen om het probleem te verhelpen. En gaat het wat langer duren om het op te lossen, deel dit dan met je team.

Wanneer je teamleden zien dat je hun problemen serieus neemt en oplost, groeit niet alleen het succes van je evenement, maar ook het onderlinge vertrouwen.

Aan de slag!

Er gebeuren door COVID-19 veel dingen waar we geen invloed op hebben. Maar we hebben wel invloed in hoe we ermee omgaan. Door alle verplichte aanpassingen en veranderingen zie ik ook veel mooie initiatieven ontstaan die we mee moeten nemen naar de toekomst.

Moeten we bijvoorbeeld anders kijken naar het briefing-moment?
Ja, dat moet.
Biedt het kansen?
Ook ja.

Op afstand briefen, dat is zo slecht nog niet.
We staan zeker te popelen om aan de slag te gaan.

Laten we het dus samen goed, veilig en verrassend leuk gaan doen!